Effizientes Dokumentenmanagement
Effizienz beim Scannen und bei der Nutzung des Datenraums
I. Scannen von Dokumenten
Beim Scannen von Dokumenten für den Informationsaustausch per e-Mail oder Datenraum haben sich folgende Regeln bewährt:
- Scannen Sie möglichst mit 300 ppi - ob Dokumente farbig, graustufig oder schwarzweiß gescannt werden, ist unerheblich
- Lassen Sie den Scanner eine pdf-Datei erzeugen - möglichst eine durchsuchbare Variante
- Nutzen Sie bei der Weiterverarbeitung der Datei die Option "Gescannte pdf-Datei optimieren" mit Standardeinstellungen
- Speichern Sie die Datei als pdf-Version 1.4 (Datei ... Speichern unter ... Optimiertes pdf ... Kompatibilität herstellen für: Acrobat 5)
- Bei Adobe Acrobat lässt sich die Nachbearbeitung mit dem Aktionsassistenten (in Versionen bis Acrobat 9 andere Bezeichnung) erleichtern
Andere Einstellungen, insbesondere höhere pdf-Versionen erschweren die Indizierung und das Durchsuchen des Textinhaltes in Dokumentenmanagementsystemen.
II. Nutzung des Datenraums
Bei der Nutzung meines Datenraumes haben sich - für die Ziele der Sicherheit und der vollständigen Durchsuchbarkeit aller Dokumente - folgende Regeln bewährt:
- Ändern Sie das Anfangspasswort und wählen Sie ein möglichst sicheres individuelles Passwort
- Bedenken Sie, dass die Informationssicherheit im Datenraum und beim Transport relativ hoch ist, nicht notwendigerweise jedoch auf Ihrem Computer
- Laden Sie nur Office-Dateien hoch sowie pdf-Dateien, die den oben dargestellten Regeln entsprechen
Auch und gerade die papierlose Ablage erfordert präzises Arbeiten! Die Adresse des Datenraums erhalten Sie bei Bedarf jederzeit per e-Mail.